CHÍNH SÁCH PHÒNG NGỪA VÀ QUẢN LÝ XUNG ĐỘT LỢI ÍCH

Chính sách Phòng ngừa và quản lý xung đột lợi ích nhấn mạnh nghĩa vụ của Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu Ginaco & N gọi tắt là “GINACO & N” trong việc hành động một cách có đạo đức và trách nhiệm trong tất cả các giao dịch kinh doanh, mua bán nhằm nghiêm cấm hành vi tham nhũng, hối lộ hoặc xung đột lợi ích.

ĐIỀU 1: MỤC ĐÍCH & PHẠM VI ÁP DỤNG

1. Đảm bảo toàn bộ cán bộ, nhân viên (CBNV) hành động vì lợi ích cao nhất của Công ty; ngăn ngừa các hành vi trục lợi cá nhân, tham nhũng hoặc cạnh tranh không lành mạnh gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
2. Đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quy định tuân thủ Luật chống hối lộ và tham nhũng tại Việt Nam.
3. Đảm bảo môi trường làm việc công bằng, không xung đột lợi ích.
4. Hướng dẫn, hỗ trợ nhân viên và các đối tác của Công ty phát hiện, ứng xử với các vấn đề hối lộ, tham nhũng, xung đột lợi ích.

ĐIỀU 2: PHẠM VI ÁP DỤNG

1. Ban giám đốc, quản lý và toàn thể CBNV GINACO & N (bao gồm cả nhân viên chính thức, nhân viên thời vụ, nhân viên ký hợp đồng có thời hạn).
2. Bất kỳ bên thứ ba (tổ chức hoặc cá nhân) nào thực hiện các dịch vụ cho GINACO & N hoặc nhân danh Công ty, bao gồm khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, nhà thầu…

ĐIỀU 3: CÁC TÌNH HUỐNG XUNG ĐỘT LỢI ÍCH ĐẶC THÙ TRONG THƯƠNG MẠI

CBNV không được để lợi ích cá nhân hoặc mối quan hệ gia đình ảnh hưởng đến các quyết định thương mại của công ty. Các tình huống bắt buộc phải khai báo bao gồm:

• Mối quan hệ với Nhà cung cấp/Đối tác: CBNV hoặc người thân thích (bố mẹ, vợ/chồng, con, anh chị em) sở hữu cổ phần, góp vốn hoặc giữ vị trí quản lý tại các công ty là nhà cung cấp, đại lý, hoặc đối thủ cạnh tranh của Công ty.
• Lợi ích từ hoạt động thu mua: Tự ý quyết định hoặc tác động để Công ty mua hàng hóa/dịch vụ với giá cao hơn thị trường, hoặc chất lượng không đảm bảo từ các nguồn có lợi ích cá nhân.
• Quà tặng và Tiếp đãi: Nhận tiền mặt, hoa hồng, quà tặng có giá trị cao hoặc các ưu đãi dịch vụ từ đối tác nhằm mục đích ưu ái cho họ trong các đợt mua hàng hoặc ký kết hợp đồng.
• Cơ hội kinh doanh song song: Sử dụng thông tin thương mại bảo mật, danh sách khách hàng hoặc bí mật kinh doanh của Công ty để thiết lập kênh kinh doanh riêng hoặc tuồn cho bên thứ ba.

ĐIỀU 4: BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT LỢI ÍCH

Khi một hồ sơ khai báo hoặc phản ánh được tiếp nhận, Ban Giám đốc sẽ đánh giá mức độ và áp dụng các biện pháp sau:

• Rút khỏi quy trình quyết định: CBNV có xung đột lợi ích phải hoàn toàn rút khỏi hội đồng đánh giá nhà cung cấp, quy trình phê duyệt hợp đồng hoặc thương lượng giá với đối tác đó.
• Thay đổi nhân sự phụ trách: Điều chuyển vị trí hoặc phân công nhân sự khác thay thế phụ trách phân khúc khách hàng/nhà cung cấp có liên quan.
• Từ chối giao dịch: Nếu xung đột lợi ích nghiêm trọng, gây rủi ro cao về pháp lý hoặc tài chính, Công ty sẽ chấm dứt giao dịch với đối tác liên quan.

ĐIỀU 5: KIỂM TRA, GIÁM SÁT, ĐÀO TẠO VÀ KÊNH BÁO CÁO

Kiểm tra, giám sát và đào tạo

Công ty yêu cầu tất cả nhân viên phải cam kết tuân thủ chính sách này. Công ty đảm bảo rằng những người tố cáo sẽ không bị trả thù, trù dập hoặc bị làm hại bằng bất cứ hình thức nào, miễn là báo cáo đúng sai phạm.

Ban giám đốc chịu trách nhiệm theo dõi tính đầy đủ và hiệu quả của việc áp dụng Chính sách này và thường xuyên xem xét việc thực hiện chính sách, bao gồm đánh giá sự phù hợp, đầy đủ và hiệu quả của nó, cũng như thực thi kiểm tra, đánh giá và xử lý ngay những vấn đề có liên quan đến hối lộ, tham nhũng và xung đột lợi ích.

Công ty có thể sửa đổi Chính sách phòng ngừa và quản lý xung đột lợi ích này bất cứ lúc nào để cải thiện hiệu quả trong việc chống hối lộ, xung đột lợi ích.

Chính sách này sẽ được giám sát, kiểm tra và đào tạo định kỳ 1 năm một lần hoặc khi có tình huống phát sinh.

Kênh báo cáo

Công ty khuyến khích mạnh mẽ nhân viên khai báo (tố giác) các trường hợp hối lộ, xung đột lợi ích đã xảy ra hoặc các trường hợp có nghi ngờ xảy ra xung đột lợi ích, hối lộ và tham nhũng mà không sợ bị trả thù hoặc trù dập.

Kênh báo cáo:

• Hotline: 0981 20 3388
• Email: info@ginacon.vn

Ban lãnh đạo Công ty biểu dương và có hình thức khen thưởng cho những cá nhân báo cáo trung thực khi phát hiện ra hành vi vi phạm chính sách xung đột lợi ích và cam kết bảo mật danh tính người tố cáo.

Đồng thời, Công ty cũng có những hình thức kỷ luật thích đáng chiếu theo nội quy lao động đã phổ biến cho nhân viên trước khi làm việc chính thức với mức kỷ luật cao nhất là sa thải và công bố thông tin trước mọi đối tác về hành vi gian lận này.

ĐIỀU 6: HÌNH THỨC XỬ LÝ VI PHẠM

Mọi hành vi che giấu, cố tình không khai báo hoặc cố ý trục lợi từ xung đột lợi ích sẽ bị xử lý kỷ luật nghiêm khắc theo Quy chế lao động của Công ty:

• Kỷ luật khiển trách hoặc chuyển công tác đối với các vi phạm lần đầu, vô ý hoặc chưa gây thiệt hại nặng.
• Sa thải ngay lập tức đối với hành vi nhận hoa hồng ngầm, thông đồng với nhà cung cấp nâng giá hàng hóa gây thiệt hại nghiêm trọng cho Công ty.
• Trường hợp hành vi vi phạm có dấu hiệu cấu thành tội phạm (chiếm đoạt tài sản, nhận hối lộ thương mại), Công ty sẽ chuyển hồ sơ sang Cơ quan điều tra xử lý theo quy định của pháp luật.

ĐIỀU 7: HIỆU LỰC CỦA CHÍNH SÁCH

Chính sách này được ban hành và có hiệu lực kể từ ngày ký, hiệu lực của Chính sách này sẽ kết thúc khi có Chính sách mới thay thế.

Hà Nội, ngày 01 tháng 01 năm 2025